https://www.ap-siken.com/kakomon/23_aki/pm12.html
平成２３年秋期午後問１２設問３についてです。
下線①の金額超過を防止する機能を答える問題です。

模範解答は物品の検収での承認額を超えた場合に購買の申請を差し戻す機能となっていますが、なんだか腑に落ちません。

まず突っ込みたいのはこの機能を追加したところで実際に金額超過は起きうるのではないかということです。
「防止する機能」と言われると、仕組みとして金額超過を完全に起こさせない機能のことを言っているような気がしますが、解答例の機能はただ単に事後対応で超過を解消するための機能だと思います。(これを防止策と言えるのか？)

また別の疑問は物品の検収で機能追加しても大して意味がないのではないかということです。
この機能がなかったとしても、すぐ後の請求書の検証で申請の差し戻しは行われるはずです。(請求書とシステム上の発注書が整合しないため)
差し戻しのタイミングを早めたことが金額超過を防止すると言えるのでしょうか。

他にいい解答が思いついているわけではありませんが、解説を読んでももやもやが消えないため、投稿させていただきました。
より噛み砕いて、あるいは別の角度から解説していただける方がいらっしゃいましたら、返信いただけますと幸いです。

> この機能がなかったとしても、すぐ後の請求書の検証で申請の差し戻し
> は行われるはずです。(請求書とシステム上の発注書が整合しないため)

いいえ，間違っています。
検収というのは，取引先から届いた物品と数量（※）が発注どおりであることを確認する作業です。発注側がその納品を正式に了承したことを示す書類が検収書です。（※ ただしこの出題では「数量のチェックをしない」という問題行動が示されています）

「オ 物品の検収」段階で異常が見つかったならば，発注どおりの納品をするよう再度，取引先に指示が送られます。まだ商取引は成立していませんので，検収書の写しは経理課に送られません。相手が正式に了承していない異常な納品についての請求書を取引先が発行することもありません。

どうも返信ありがとうございます。

物品の検収は申請部署が行うと問題文にあります。
口頭発注などをしたためにシステム上の発注書の発注量と実際の発注量が異なる場合、発注書の発注量以上の納品があったとしても、申請部署は別に異常だと判断しないのではないでしょうか。

そして検収は正常に完了し、請求書の検証の時点で差し戻しが起きると私は考えたのですが、やはり間違っているのでしょうか。

口頭発注は申請部署が社内の購買システムを通さずに取引先に対して直に行っている発注ですので、購買システムを通さず抜け穴のような口頭発注は業務処理統制上好ましくないのでは？

現状はNo.3のようになっている，と問題文に書いてあります。
取引先，物品，単価，希望納期などは発注書の情報が検収書に受け継がれるけれど，検収書の数量欄だけは取引先から届いた物品の数量がそのまま入力されるわけです。

No.3が
の一つであり，これを基に
という設問3の出題がなされているわけです。

No.2で述べたとおり検収書はその納品を正式に確認し了承したことを相手に示す書類です。
例えば，発注量＝10個に対して実際は100個の納品があったとします。
R社が数量のチェックをせず，納品された数量をそのまま検収書に載せるというのであれば自己責任でそうすればいいですけれど，
後日，取引先から請求書が来た時点で「100個じゃなくて実は10個だった，90個は不要だから返品したい，10個分の代金しか支払わない」という主張は通りません。100個の納品を正式に確認し了承した，と検収書によって相手に回答しているのですから。

ですから，
> 物品の検収で機能追加しても大して意味がないのではないか
と質問者はおっしゃっていますが，間違っています。
金額超過を受け入れる（検収書という契約書類で自分が正式回答したのだから法的に受け入れざるを得ない）のではなく，金額超過の発生を防止したいのであれば，検収において数量を確認するという，ビジネスにおいて当然の行為をする必要があります。

momochanさん、どうも返信ありがとうございます。

私は口頭発注をすべきだと言っているのではなく、(好ましくないが)現状行われている場合もあるため、No.3では仮に行われた場合の話をしています。

そもそもこの問題は主に口頭発注による金額超過に対してどう対処するかという問題だと思います。

jjon-comさん、どうも返信ありがとうございます。

No.5の例のように取引先のミスなどで発注者が意図しない発注量があった場合には、確かに検収の時点で差し戻しすることに意味がありそうです。

しかし、この問題では口頭発注による金額超過が問題とされています。
私の認識では、口頭発注とは発注者が意図してシステム上の発注書の発注量以上の発注をすることだと考えています。

例えば、ある部署が購買システムを通して10個、その後口頭発注で10個発注したとします。
この場合、システム上の発注書の発注量は10個ですが、申請部署としては20個の発注をしていると認識しているはずです。
そして、検収の段階で20個の納品があったとしても申請部署は異常と判断することなく、検収を完了すると思います。
意図して10個追加注文をしたわけですから、発注書以上の納品があっても20個の納品を正式に受領したと検収書によって取引先に伝えることは申請部署としては問題ないと判断すると思います。

このような口頭発注が行われたケースでは検収の時点で差し戻ししても、請求書の検証の時点で差し戻ししても金額超過を防止する機能は大して変わらないのではないかというのが私の考えです。

横から失礼します。スレ主様の

>私の認識では、口頭発注とは発注者が意図してシステム上の発注書の発注量以上の発注をすることだと考えています。
この点ですが、発注書の発注量が、承認量を超えていなければあり得ると思いますが、発注書の発注量が承認量と同じ場合はどうでしょう。
この問題では、トータルの発注量が承認量を超えた場合を想定しています。

●申請部署が、承認量を把握している前提です。
承認量２０ならば、発注書１０、口頭発注１０はあり得ます。請求書の検証もOKでしょう。
承認量が１０だった場合、No.7の例えば以下のフローは成り立たないと思います。意図してこんなことしたら問題です。
意図しないで、注文書と口頭発注が別人により行われ、お互いに認識していない場合にはあり得ます。このような場合に、差し戻すということかと思います。

> 口頭発注とは発注者が *意図して* システム上の発注書の
> 発注量以上の発注をすることだと考えています。

> 申請部署 *としては* 問題ないと判断すると思います。

という No.7の表現について，補足してほしいです。

本来の購入申請では承認が渋られることを承知済の申請部署が，R社の最終承認者に知られないよう口頭発注という裏口を使って，購買規程外の購入を発注者（申請部署）の都合でおこなう不正の温床になる

ということを分かった上で，
> 発注者が *意図して* 発注量以上の発注をする
> 申請部署 *としては* 問題ない
という表現をしているという理解で正しいですか？

No.5の後半の例示は「取引先のミス」だけに限定されません。

・申請部署は100個の納品を望んだが承認が通らないことを承知していた。
・そこで発注書で10個，口頭で90個の発注を意図的におこなった。
・納品・検収された100個はそのまま正式な検収書として起票される。
・後日，請求書が届いた段階で10倍の納品がされたことに経理課が気づく。
・しかし，検収書は正式に発行済だし，申請部署は物品をすでに使っている。
  手続き上の再申請はおこなうが，否応なしにそれを再承認するしかない。

私は基本情報技術者さん、
(No.6)でのご指摘は私の認識と変わりありません。

言いたかったことは、従来各部門で行われていた発注を本社の購買課に集中するよう購買業務プロセスを変更したのですから、システム上の発注書の発注量と申請部署が発注した発注量が違っていること自体に問題があると感じたのです。
購買システムで発注を完結させ、正確に処理、記録されることが業務処理統制の観点から必要になってくるのではないかという意味で(No.4)に投稿しました。

boyonboyonさん、jjon-comさん、どうも返信ありがとうございます。

システムで発注する人と口頭で発注する人が別なために発注量が承認量を超えてしまうケースや、No.10のようなケースがあるということを考えられていませんでした。

お二人の説明のおかげで、検収の時点で差し戻しをすることに意味があると納得できました。
(jjon-comさんのNo.9の理解は大方私の意見通りです。(口頭発注する人がそこまで考えられているかどうかは分かりませんが))

また、別の疑問点についても自己解決でき、大変すっきりしました。
返信いただいた方々、どうもありがとうございました。